Kontrola dostępu w magazynie kończy się zwykle na karcie zbliżeniowej przy bramce i kamerze nad rampą. Tymczasem różnice widoczne po spisie z natury rzadko biorą się z włamania przez dach. Powstają w miejscach, których żaden system nie obserwuje: w strefie buforowej, na palecie czekającej na kompletację, w pojemniku zwrotnym jadącym do sklepu. Poniższy tekst opisuje, w których punktach procesu magazynowego towar znika najczęściej i jakimi metodami można zawęzić krąg poszukiwań, zanim księgowość zaksięguje niedobór.
Które strefy magazynu generują największe niedobory?
Niedobory inwentaryzacyjne skupiają się tam, gdzie towar zmienia opiekuna, a nikt nie potwierdza stanu w momencie przekazania. Strefa wysokiego składowania z paletami pełnymi zwykle wypada dobrze, bo zdjęcie palety wymaga wózka i zostawia ślad w systemie. Problemy zaczynają się niżej, przy kompletacji i przy wydaniu.
Miejsca, które przy analizie różnic wracają najczęściej:
Wspólna cecha tych miejsc jest prosta: nie da się później ustalić, kto ostatni miał fizyczny kontakt z towarem. Zamiast dokładać kolejne kamery, taniej jest wprowadzić oznaczenie, które fizycznie zamyka jednostkę i przypisuje odpowiedzialność do konkretnej osoby i godziny.
Jak zabezpieczyć paletę, pojemnik i wózek przed wydaniem?
Zamknięcie jednostki ładunkowej działa inaczej niż monitoring. Nie zapobiega otwarciu, natomiast sprawia, że otwarcie staje się widoczne dla kolejnej osoby w łańcuchu. Odbiorca, kierowca albo kontroler od razu wie, czy między spakowaniem a dostawą ktoś ingerował w zawartość.
Jakie rozwiązanie wybrać do palety, a jakie do pojemnika zwrotnego?
Paleta owinięta folią stretch wymaga innego podejścia niż zamykany pojemnik plastikowy. Przy palecie stosuje się taśmę zabezpieczającą z nadrukiem numeru oraz element przewleczony przez uchwyty nakładki kartonowej. Przy pojemnikach, kuwetach i wózkach siatkowych sprawdzają się lekkie elementy zaciskowe zakładane na zatrzask lub ucho pokrywy, o długości od 12 do 40 centymetrów, dobieranej do rozstawu otworów.
Do zastosowań wewnętrznych, gdzie liczy się szybkość pracy i niska cena jednostkowa, zwykle wystarczą plomby plastikowe z numeracją drukowaną laserowo, dostępne w ofercie dostawców takich jak Plomby.net, a przy dużych wolumenach ceny schodzą poniżej złotówki za sztukę. Kolor przypisany do strefy albo do zmiany dodatkowo przyspiesza kontrolę wzrokową, bo magazynier widzi z odległości, że pojemnik z niebieskim zamknięciem nie powinien stać w sektorze obsługiwanym na czerwono. Do jednostek o wysokiej wartości sensowniejsze bywają warianty ze wzmocnioną taśmą lub stalową linką.
Jak prowadzić ewidencję numerów, żeby ograniczyć spory?
Sam fakt założenia zabezpieczenia nie ma wartości, dopóki numer nie zostanie powiązany z dokumentem wydania. Numer powinien trafić do pozycji WZ lub do zlecenia w systemie WMS w tym samym momencie, w którym paleta opuszcza stanowisko pakowania. Odbiorca porównuje go przy przyjęciu i odnotowuje zgodność albo rozbieżność.
Zasady, które warto zapisać w instrukcji magazynowej:
Taka ewidencja daje jeszcze jedną korzyść. Przy rozliczaniu reklamacji od odbiorcy pozwala odróżnić braki powstałe w magazynie od tych powstałych po wydaniu, co bezpośrednio przekłada się na to, kto pokrywa koszt uzupełnienia.
Gdzie proces sypie się przy podwykonawcach i pracownikach tymczasowych?
Największa luka pojawia się przy obsłudze przez agencję pracy tymczasowej i firmy zewnętrzne. Pracownik na trzeciej zmianie w drugim tygodniu zatrudnienia nie zna zasad, których nikt mu nie przekazał, a jego karta dostępu często ma uprawnienia szersze, niż wymaga tego stanowisko. Przegląd uprawnień raz na kwartał, z odebraniem dostępu do stref o ograniczonym wejściu, zajmuje kilka godzin i eliminuje sporą część anonimowych wejść.
Zapisy, które sprawdzają się w umowach z firmami zewnętrznymi:
Egzekwowanie tych trzech punktów nie wymaga dodatkowych nakładów, a znacząco skraca listę osób, które mogły mieć kontakt ze spornym towarem.
Druga typowa luka dotyczy serwisantów i ekip sprzątających poruszających się po magazynie poza godzinami pracy zmiany. Rejestr wejść prowadzony na kartce przy portierni nie wiąże osoby z konkretną strefą ani z godziną wyjścia. Jeśli w tym samym czasie w buforze stoją niezabezpieczone palety gotowe do wysyłki, ustalenie momentu straty przy najbliższej inwenturze będzie niemożliwe. Rozsądniej jest wymagać zamknięcia jednostki natychmiast po skompletowaniu, nawet jeśli wysyłka nastąpi dopiero rano, niż liczyć na to, że nagranie z kamery pokaże cokolwiek użytecznego.
